Первичная профсоюзная организация, находящаяся на кассовом обслуживании:
- Должна иметь:
1.1. Свидетельство органов юстиции или решение суда о ликвидации первичной профсоюзной организации статуса юридического лица (если ранее его имела).
1.2. Постановление президиума обкома профсоюза работников здравоохранения РФ о принятии её на профсоюзный учёт и кассовое обслуживание.
1.3. План работы на год (полугодие), утверждённый на профкоме.
1.4. Смету доходов и расходов по профбюджету на год (утверждённую на собрании, конференции ежегодно).
1.5. Протоколы заседания профкома (документы постоянного хранения).
1.6. Договор о материальной ответственности бухгалтера (казначея), утверждённый на профкоме (на срок полномочий профкома).
- Должна представлять в областной комитет
профсоюза работников здравоохранения РФ:
2.1. Копию утверждённой сметы по профбюджету (ежегодно).
2.2. Годовую доверенность на лицо, получающее денежные средства (казначей, бухгалтер, председатель и т.д.). Если денежные средства получают разные лица, то доверенность должна выдаваться новая на каждое получение денежных средств.
2.3. Заявку на получение денежных средств с указанием на какие цели (премирование, материальная помощь, культмассовая работа, учебно-спортивная работа, командировочные и прочие расходы). Предварительно можно сделать заявку по телефону 8(831) 422-61-22 с последующей сдачей её в письменном виде.
- Требования к оформлению финансовых документов
на выдачу денежных средств:
3.1. Полученные денежные средства казначей, бухгалтер по приходному ордеру регистрирует в книге доходов и расходов (амбарной книге, тетради), которая должна быть пронумерована, прошнурована и оформлена подписями председателей профсоюзной организации и ревизионной комиссии.
3.2. Выдача денежных средств производится по расходному ордеру на основании выписки из решения профкома, подписанной председателем, секретарём и в которой указаны: Ф.И.О. члена профсоюза, занимаемая должность, конкретная сумма, а на проведение мероприятий указывается какое мероприятие (день медработника, конкурс, фуршет и др. цели).
- Требования к оформлению расходного ордера:
4.1. Расходный ордер нумеруется, проставляется число, месяц, год, подписывается председателем, бухгалтером (казначеем), член профсоюза расписывается в получении денежных средств. Указываются паспортные данные получателя, прикладываются подтверждающие документы.
4.2. Оказание материальной помощи:
- заявление члена профсоюза с ходатайством профгрупорга,
- выписка из протокола с указанием Ф.И.О. и конкретной суммы,
- копия свидетельства о смерти (в связи со смертью близкого родственника).
При оказании материальной помощи из средств обкома профсоюза (пожар, кража, дорогостоящее лечение и др.):
- постановление президиума обкома профсоюза.
4.3. Премирование профсоюзного актива:
– на одного члена профсоюза оформляется расходный ордер с указанием Ф.И.О., основания (юбилей, праздник и т.д.).
– нескольких членов профсоюза:
- оформляется ведомость
- расходный ордер составляется на общую сумму, выданную по ведомости
- выписка из решения профкома.
Если премирование профсоюзного актива производится в разных размерах, то в выписке из протокола это должно быть указано.
Пример:
СЛУШАЛИ: О премировании профактива к Новому году.
ПОСТАНОВИЛИ: Премировать профсоюзный актив к Новому году в следующих размерах:
– по 500 рублей каждого: Петрову Г.П. – медсестру, профгрупорга хирургического отд. ЦРБ, Сидорову Н.А. – врача-кардиолога поликлиники ЦРБ, председателя культмассовой комиссии;
– в сумме 800 рублей Титову Т.Н. – казначея первичной профсоюзной организации.
– в сумме 300 рублей Иванову И.Н. – профгрупорга хоз. части ЦРБ и т.д.
4.4. Культурно-массовая и учебно-спортивная работа.
На организацию культурно-массовой работы и спортивных мероприятий составляется смета, а на проведение конкурсов и спартакиад на профкоме утверждается Положение и конкретная сумма на их проведение, которая выдаётся членам этих комиссий в подотчёт по расходному ордеру.
После проведения мероприятий, ответственный работник сдаёт оправдательные документы бухгалтеру, казначею – кассовые, товарные чеки, накладные, сметы, акт на списание произведённых расходов, где должна быть подпись членов ревизионной комиссии. Остаток неиспользованных средств сдаётся в профком по приходному ордеру, если сумма превысила полученную – выдаётся перерасход по расходному ордеру, где в основании указывается «перерасход по авансовому отчёту».
Председатель, бухгалтер (казначей) не имеет права получать денежные средства в подотчёт (кроме командировочных расходов, оплаты по маршрутному листу).
Профсоюзная организация имеет право производить оплату своих мероприятий по безналичному расчёту. Для этого необходимо представить в областной комитет профсоюза счёт, в котором плательщиком является Нижегородская областная организация профсоюза работников здравоохранения РФ, а получателем услуг – первичная профсоюзная организация.
Счёт-фактура и акт выполненных работ предоставляются в обком профсоюза в течение 5 дней после выполнения работ или оказания услуг.
Если мероприятие проводится на паритетных началах, т.е. с взиманием частичной стоимости с членов профсоюза, в этом случае деньги членов профсоюза приходуются по ведомости под роспись и сдаются бухгалтером (казначеем) наличными, а счёт на оказание услуг за счёт членских взносов выписывается на сумму, утверждённую профсоюзным комитетом.
Пример:
Экскурсионная поездка на автобусе в г. Иваново через туристическую фирму стоит 20 тыс. рублей. Профком решил выделить за счёт членских профвзносов 10 тыс. рублей, оставшиеся 10 тыс. рублей члены профсоюза вносят по ведомости в профком. Турфирма выписывает счёт на оплату поездки 10 тыс. рублей. Плательщик (Нижегородская областная организация профсоюза работников здравоохранения РФ – обком) их оплачивает. Собранные по ведомости 10 тыс. рублей казначей сдаёт в турфирму наличными с получением корешка приходного ордера.
После поездки турфирма выдаёт счёт – фактуру, акт выполненных работ на сумму 10 тыс. рублей, которые сдаются в финансовый отдел обкома профсоюза.
Проведение праздников с участием детей (они не являются членами профсоюза) необходимо проводить премированием родителей, имеющих детей (в суммовом выражении или набором кондитерских изделий).
В протоколах заседаний профкома выделение средств на новогодние подарки детям рассматриваться не должно, средства выделяются родителям – членам профсоюза.
4.5. Приобретение культмассового и спортивного инвентаря.
Если при утверждении сметы заложены средства на приобретение инвентаря, то условием его приобретения должно быть:
- Наличие денежных средств.
- Обеспечение сохранности инвентаря.
- Материально-ответственное лицо, утверждённое на заседании профкома.
- Отчёт бухгалтера, казначея перед обкомом профсоюза.
На сумму, полученную в областном комитете бухгалтер (казначей) составляет авансовый отчёт с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы. Авансовый отчёт утверждается председателем первичной профсоюзной организации, сдаётся в финансовый отдел обкома профсоюза не позднее 20 дней с момента получения денежных средств.
Основание: учётная политика, утверждённая президиумом обкома профсоюза.
Авансовый отчёт нумеруется, указывается дата составления, полученная сумма, израсходованная сумма, выведен остаток или перерасход, указывается количество приложенных документов.
К авансовому отчёту, кроме оправдательных документов, прикладывается выписка из решения профкома с подписью и печатью и письменная заявка на выделение денежных средств, если заявка была сделана по телефону.
Для оперативной работы и контроля за работой профсоюзных организаций с 01.12.2010г. введена должность бухгалтера по кассовому обслуживанию, в связи с чем, меняются сроки получения денежных средств (еженедельно – вторник, четверг). Заказ денег можно производить по понедельникам, средам и пятницам с 1000 до 1400 .
Просьба, данные рекомендации принять к руководству.
Контактный телефон бухгалтера:
Голубева Светлана Владимировна 8(831) 422-61-22
Главный бухгалтер –
зав. финансовым отделом Голубева Р.И.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
В профсоюзный комитет
_________________________
от члена профсоюза
_________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оказать материальную помощь в связи с длительной болезнью.
«___» _____________ 20___г. ___________________
подпись
Профгруппа ходатайствует об оказании материальной помощи члену профсоюза _____________________, учитывая следующие обстоятельства
Ф.И.О. члена профсоюза
__________________ одна воспитывает ребёнка, зарплата составляет _______
Ф.И.О. члена профсоюза
рублей в месяц, во время болезни необходимо дорогостоящее лекарство.
Профгрупорг __________________ «___» __________ 20___г.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ВЫПИСКА
из протокола № ___ от ____________ 20 г.
профкома ___________________________________
СЛУШАЛИ: Об оказании материальной помощи члену профсоюза Иванову Ивану Петровичу – сантехнику МУЗ «Шахунская ЦРБ» в связи с тяжёлым материальным положением (как правило, указывается причина).
ПОСТАНОВИЛИ:
- Оказать материальную помощь члену профсоюза Иванову Ивану Петровичу – сантехнику МУЗ «Шахунская ЦРБ» в связи с тяжёлым материальным положением из средств профбюджета в сумме _____ рублей.
Принять единогласно.
- Ходатайствовать перед областной организацией профсоюза об оказании материальной помощи из средств ______________________.
Председатель профкома _______________________
Печать профкома
P.S. Если требуется дополнительная материальная помощь профком вправе обратиться в областной комитет о выделении материальной помощи из статьи «материальная помощь» сметы областной организации (до 5 тыс. рублей или из фонда «Солидарности и соцзащиты» (пожар, кража, тяжёлая дорогостоящая операция и т.д.) до 30 тыс. рублей) если профком отчисляет средства для участия в фонде «Солидарности и соцзащиты».
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
АКТ
на списание расходов на проведение тематического вечера,
посвящённого празднованию Нового года
___________________ 20__г.
Комиссия в составе членов культмассовой комиссии профкома Матвеевой М.А., Сидоровой Е.П., и председателя ревизионной комиссии Егоровой Л.И. подтверждает фактические расходы в сумме ________ руб. для проведения вечера, посвященного празднованию Нового года (основание: смета, сценарий).
Приобретены:
Сувениры на сумму ________ по товарному чеку № ____ от ________
по кассовому чеку № _____ от ________
Цветы на сумму __________ по товарному чеку № _____ от _________
Конфеты, пирожные,
чай, кофе и т.д. на сумму ________ по товарному чеку № _____ от _____.
Цветы и сувениры вручены членам Профсоюза (по ведомости).
Председатель ревизионной комиссии /______________/
Члены культмассовой комиссии /______________/
/_______________/
/_______________/
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Утверждена
на заседании профкома
прот. № ____ от _____________г.
СМЕТА
расходов на проведение тематического вечера,
посвящённого чествованию ветеранов
Место проведения:
Дата проведения:
РАСХОДЫ:
- Приобретение сувениров ___________ руб.
- Приобретение цветов ___________ руб.
- Приобретение конфет, пирогов, чая ___________ руб.
Председатель ППО /_______________/
Бухгалтер (казначей) /_______________/
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
Я, нижеподписавшийся _________________________________________
должность, Ф.И.О.
принимаю на себя материальную ответственность за все порученные мне ____________________________________ материальные ценности.
наименование профкома
В случае если я по моей халатности, небрежности или по неосторожности причиню ущерб _________________________________,
наименование профкома
я обязуюсь возместить его в полном размере.
Я обязуюсь точно выполнять установленные правила поведения всех порученных мне денежных операций и несу ответственность за их нарушение.
_________________________________ ______________
собственноручная подпись (разборчиво) дата